Program JPK Link® wykonuje szereg funkcji, z których pierwsza to import plików utworzonych w obcych programach księgowych. Kolejny krok to sprawdzenie ich formalnej poprawności oraz złączenie (scalenie) i wysyłka. Po co i dlaczego wykonuje się te operacje i w ogóle co to jest JPK omawiamy w naszej Bazie wiedzy.
Nowe przepisy wyodrębniły jedną strukturę, którą należy co miesiąc przekazywać bez żadnego wezwania. Jest nią JPK_ VAT, którą należy przesłać co miesiąc do 25 każdego miesiąca tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej. Nie ma znaczenia tu też stosowana metoda rozliczenia VAT, jeżeli więc rozliczasz kwartalnie, plik ten musisz i tak przesyłać co miesiąc.
Pozostałe struktury wysyłane mają być na wyraźne wezwanie urzędu. Pamiętajmy, że takie wezwanie musi być skierowane do konkretnej osoby i musi być w nim wskazany jednoznaczny sposób przedłożenia dokumentów, bądź to w postaci dokumentu elektronicznego, bądź na informatycznym nośniku danych. Musi być również określony termin ich dostarczenia, który powinien być dostarczony w terminie uwzględniającym charakter dowodu i stan postępowania, ale nie może być on krótszy niż 3 dni.
Jeżeli urząd poprosi o przesłanie ksiąg podatkowych to będzie to JPK_KP, JPK_VAT, JPK_PKPIR lub JPK_EWI, natomiast w przypadku żądania dowodów księgowych – należy przesłać JPK_FA, JPK_WP lub JPK_MAG.