Program JPK Link® wykonuje szereg funkcji, z których pierwsza to import plików utworzonych w obcych programach księgowych. Kolejny krok to sprawdzenie ich formalnej poprawności oraz złączenie (scalenie) i wysyłka. Po co i dlaczego wykonuje się te operacje i w ogóle co to jest JPK omawiamy w naszej Bazie wiedzy.
Struktury JPK dotyczyć mają okresów już rozliczonych lub takich dowodów, co do których obowiązek ich wystawienia już wystąpił.
Jednocześnie nie obejmie on okresów sprzed wystąpienia konieczności stosowania pliku JPK, co oznacza, że jeżeli jako duży przedsiębiorca zobligowany zostałeś do jego przesyłania od 1 lipca 2016 r., nie będziesz mógł być zmuszony do dostarczenia wcześniejszej ewidencji dotyczącej okresu do 30 czerwca 2016 r. Oczywiście jeżeli będziesz dysponował takimi danymi, możesz je przekazać, ale decyzja ta należy do Ciebie.
Pamiętaj też, że przedstawione w plikach zapisy muszą odpowiadać oryginalnym zapisom z tego okresu. Co oznacza, że jeżeli w międzyczasie zmienił się adres prowadzenia działalności Twojego kontrahenta i dokonałeś stosownych poprawek w programie księgowym, to w pliku JPK musi być przedstawiony poprzedni stan.
Tak samo dane przekazywane za okresy historyczne muszą być przekazane w postaci struktur obowiązujących w danym okresie rozliczeniowym, dlatego wysyłając w 2018 r. plik dotyczący roku 2016, będzie on musiał odpowiadać strukturze, która wtedy obowiązywała. Poznasz je po numerze, ponieważ struktury będą miały nadawane kolejne numery dla ich kolejnych wersji. Podobnie jak w przypadku deklaracji podatkowych, np. Deklaracji VAT-7.