Program JPK Link® wykonuje szereg funkcji, z których pierwsza to import plików utworzonych w obcych programach księgowych. Kolejny krok to sprawdzenie ich formalnej poprawności oraz złączenie (scalenie) i wysyłka. Po co i dlaczego wykonuje się te operacje i w ogóle co to jest JPK omawiamy w naszej Bazie wiedzy.
Weryfikacja ksiąg powinna nastąpić w zakresie samej struktury logicznej pliku, jak i poprawności samych danych. Na to pierwsze nie masz zbytniego wpływu, tu musisz zaufać producentowi Twojego programu księgowego, że dokonał on wszelkich starań, by plik JPK zawierał wszystkie wymagane strukturą elementy.
Jeżeli utworzony plik JPK będzie niezgodny i będzie brakowało w nim wypełnionych pól z oznaczeniem „obowiązkowe”, taka wysyłka zostanie odrzucona przez serwer Ministerstwa Finansów. Natomiast do Ciebie należy zadanie weryfikacji, czy w danym pliku znalazły się wszystkie transakcje dokonane w danym okresie.
Struktura pliku na pierwszy rzut okna może być dla Ciebie nieczytelna, jednakże jak dobrze się przyjrzysz zobaczysz, że zawiera takie same pola jak Twoja ewidencja, np. struktura JPK_VAT odpowiada polom deklaracji VAT, z tymże wykazujesz w niej wszystkie pozycje po kolei, składające się na sumę przenoszoną do deklaracji. Pola typu „K.x” odpowiadają numerom pól formularza VAT-7/7K/7D, o takich samych oznaczeniach.
W gestii użytkownika należy więc sprawdzenie, za zaksięgował wszystkie operacje, które miały miejsce w danym miesiącu i czy przypasował każdej z nich odpowiedni rodzaj transakcji, czy była to np. sprzedaż krajowa, czy też wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru, czy zakup dotyczył nabyć pozostałych, czy też środków trwałych. Należy więc sprawdzić, czy w każdej pozycji podano prawidłowy numer NIP kontrahenta i jego dane adresowe, czy zgadzają się daty wystawienia, z datami sprzedaży lub otrzymania i trzeba je wykazać jako oddzielne wartości.
Pamiętaj o podpisaniu e-wysyłki. Na chwilę obecną można tego dokonać jedynie za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.